Wir haben Ihnen im vorangegangenen snciellen das S InfoNet als die neue Generation des Intranets vorgestellt. Doch die beste technische Lösung bringt einem Haus keinen Mehrwert, wenn sich die Mitarbeiter nach der Einführung durch den gleichen Informationsdschungel kämpfen müssen wie bisher. Ein Kulturwandel ist notwendig.

Das Informationsmanagement, eine effiziente Gestaltung der internen Kommunikation, ist in Sparkassen unabhängig von der technischen Lösung ein wesentliches Thema. Was versteckt sich im Detail hinter dem Begriff Informationsmanagement?

Informationsmanagement beschreibt das Zusammenspiel von dezentraler Prozess- und Informationsverantwortung mit der Klassifizierung von Informationen und Informationsquellen und dem damit verbundenen Informationsprozess. Dabei ist es die Kernaufgabe, die Informationen, die eine Sparkasse aus den unterschiedlichsten Quellen erreichen, adressatengerecht zu verteilen und damit ihre Bearbeitung bzw. die Auseinandersetzung damit sicherzustellen.

Bisher gießen viele Sparkassen so viel Information wie möglich in Arbeitsanweisungen oder andere Organisationsrichtlinien. Das führt in der Regel zu einem sehr aufwändigen Veröffentlichungsprozess und wird am Ende des Tages doch nicht gelesen. Daher empfehlen wir bei den Organisationsrichtlinien eine Beschränkung auf den Pflichtumfang.

Auch der DSGV bestätigt im Leitfaden zu Modell S – O, dass „…Ein Ansatz zur Steigerung der Effizienz … ein an den Mindestanforderungen der Gesetze, Vorschriften, Normen sowie betrieblichen Erfordernissen ausgerichteter Umfang von Organisationsrichtlinien in der Sparkasse“ ist.

Dazu ist es unumgänglich, die Vielfalt der vorliegenden Organisationsrichtlinien nach ihrer Notwendigkeit zu bewerten. Die Mindestanforderungen hierfür ergeben sich aus den MaRisk (AT5, Tz1), dem §25 a KWG und arbeitsrechtlichen Anforderungen. Darüber hinaus kann sich der Pflichtumfang durch sparkassenindividuelle interne und externe Vorbehalte ausweiten. Für die dann verbleibenden Dokumentationen sollte, in enger Abstimmung mit der Revision,  die Art der Organisationsrichtlinie und die Form der Inkraftsetzungsprozess festgelegt werden. Dafür kann die Sparkasse auf einen umfangreichen Werkzeugkasten zurückgreifen, der mit Modell S – O zur Verfügung steht.

Soweit die aufsichtsrechtliche Notwendigkeit - und genau hier liegt es an der Sparkasse einen Kulturwandel zu vollziehen. Es besteht kein Zweifel, dass die Information der Mitarbeiter über die Veröffentlichung von Organisationsrichtlinien gescheitert ist. Hier ist es zukunftsweisend, die Prozessverantwortlichen in die Pflicht zu nehmen. Da die Kommunikation von Veränderungen der Schlüssel zum Erfolg ist, sollte sie selbstverständlich in der Hand dessen liegen, der die Veränderung im Haus treiben möchte. Das bedeutet eine dezentrale Kompetenz für dezentrale Erstellung, Qualitätssicherung und Freigabe sowie einen engen Kontakt zur Personalentwicklung bei der Organisation von Schulungsmaßnahmen.

Ihr Ansprechpartner

Michael Kratz Karolinenplatz 5 80333 München +49 89 2173 1452 This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.