Die Sparkasse Regen-Viechtach zählte in den letzten Jahre zu den ergebnisstärksten Sparkassen in Bayern. Dieser Erfolg ist unter Berücksichtigung der Einkommens- und Vermögensstrukturen im Geschäftsgebiet der Sparkasse umso bemerkenswerter, da die Grenzregion zu Tschechien (Bayerischer Wald) diesbezüglich im Landes- als auch Bundesvergleich weit abgeschlagen rangiert. Zugleich bestätigt sich darin aber auch, dass es auch hier möglich ist, gute Betriebsergebnisse zu erzielen.

Die klare Zielsetzung der Sparkasse Regen-Viechtach für die nächsten Jahre ist die Stabilisierung dieses betriebswirtschaftlichen Erfolgs. In Anbetracht der aktuellen Kosten- und Outsourcing-Diskussion, war es Ziel der Sparkasse, sich durch eigen- optimierte Prozesse langfristig kostengünstig und damit auch zukunftsfähig aufzustellen.
Aus diesem Grund entschloss man sich am Jahresanfang 2009 sowohl die Passiv- und Dienstleistungsprozesse als auch die Kreditprozesse zu optimieren.
In zwei getrennten Projekten begannen im Frühjahr mit Unterstützung der snc Bayern die Projektarbeiten.

Projektbericht Kreditgeschäft:

Zur Optimierung der Kreditprozesse wurde in einem ersten Schritt eine Situationsanalyse vorgenommen, bei der einerseits durch eine detaillierte Gegenüberstellung der Ist-Mitarbeiterkapazitäten und den Sollwerten aus Modell K ein Effizienzpotenzial ermittelt wurde. Des Weiteren wurden in Workshops mit einzelnen Mitarbeitern und Interviews mit Führungskräften eine qualitative Analyse der Kreditprozesse und der Vertriebsrahmenbedingungen durchgeführt. Hierbei wurden sowohl zahlreiche Schnittstellen und Doppelarbeiten in den Kreditprozessen als auch eine hohe Abweichung zu den Modell-K-Standards identifiziert. Im Rahmen der Analyse der Kreditprozesse wurde auch ein Optimierungsbedarf in Teilen des Vertriebes (insbesondere bei den Geschäftskunden und im Rahmen der Baufinanzierung) festgestellt.

Nach Validierung der Ergebnisse wurden diese dem Vorstand vorgestellt und erste Optimierungsansätze aufgezeigt.
Diese umfangreichen Erkenntnisse aus der Situationsanalyse waren für den Vorstand eine fundierte Grundlage für das folgende Konzeptions- und Umsetzungsprojekt.
Nach Priorisierung der festgestellten Handlungsfelder sowie unter Berücksichtigung der Ende 2009 angestandenen Migration auf OSP Kredit 4.0 wurde ein Detailumsetzungsplan entwickelt. Dabei war die Ausrichtung der Prozesse auf die neue IT-Umgebung (OSP Kredit) eine klare Projektvorgabe.

Zu Beginn der Optimierungsphase wurden die vertrieblichen Themen bearbeitet. Die Beibehaltung der dezentralen Baufinanzierungsberatung und gleichzeitige Steigerung der Beratungsqualität war eine strategische Vorgabe des Vorstandes, wofür mit der personellen Aufstockung der die Geschäftsstellen unterstützenden zentralen Wohnungsbauberater eine geeignete Lösung gefunden wurde. Zudem erfahren die Geschäftsstellen künftig in der Betreuung der Geschäftskunden Unterstützung durch einen zentralen Geschäftskundenspezialisten, der gleichermaßen wie die Wohnungsbauberater optional angefordert werden kann.
Nach der Bearbeitung einiger Sofortmaßnahmen wurde mit der Neugestaltung der Aufbauorganisation im Kreditbereich gestartet. Wesentliche Ergebnisse daraus waren die Spezialisierung der Auswertung von wirtschaftlichen Unterlagen als auch der Schätzungen (oberhalb der Kleindarlehensgrenze) sowie die Implementierung eines Vorchecks an der Schnittstelle Markt – Marktfolge.

Nachdem durch die ersten Teilprojekte das Fundament für die Prozessgestaltung gelegt war, wurde mit der Optimierung der Kreditprozesse begonnen. Die Neudefinition der Baufinanzierungs- und Privatkundenprozesse wurde aufgrund der anstehenden Einführung von OSP Kredit (Ende November 2009) und der beabsichtigten, frühest möglichen Nutzung der neuen Technik zeitlich priorisiert. Die Prozesse wurden in der Schulungsumgebung von OSP bereits vor Cut-Over definiert und sowohl bei den Markt- als auch bei den Marktfolgemitarbeitern in einem ersten Schritt getestet, was sich im Nachhinein als wesentlicher Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Einführung der Technik als auch der Gestaltung der Prozesse herausstellte.

In den nächsten Teilprojekten wurden die gewerblichen Kreditprozesse -ebenfalls unter der Prämisse der Nutzung OSP Kredit- neu gestaltet. Im Fokus stand hierbei eine risikoorientierte und damit differenzierte Bearbeitung und die Einführung von vereinfachten Verfahren für Kleinbeträge. Die Entscheidung über die Einführung der Aktivlinie für Geschäftskunden und Privatkunden wurde auf einen Zeitpunkt nach Durchführung der Testphase zurückgestellt. Abschließend wurden die Bestandsprozesse neu definiert – hierbei stand die Neugestaltung des Zinsprolongationsablaufs als auch die Reduzierung und Vereinfachung von Beschlüssen im Bestandsgeschäft im Vordergrund.
Nach umfangreichen Tests und erfolgreicher Pilotierung von OSP Kredit (in der Baufinanzierung und bei den Geschäftskunden) soll Mitte des Jahres 2010 die weitere Umstellung der gewerblichen Prozesse auf OSP Kredit erfolgen.

Projektbericht Prozessoptimierung Passiv- und Dienstleistungsgeschäft:

Nach der Migration von den IZB SOFT-Anwendungen auf OSPlus hat die Sparkasse Regen-Viechtach ihre Prozesse im Passiv- und Dienstleistungsbereich auf den Prüfstand gestellt. Aufgrund des straffen Migrationszeitplans wurden meist die bisherigen Vertriebs- und Marktfolgeprozesse 1:1 weiter verwendet und nur teilweise an das neue System OSPlus angepasst. Die erforderliche organisatorische und prozessuale Ausrichtung war in der Regel noch nicht überprüft und dementsprechend nicht angepasst worden.

Die Zielsetzung für die Sparkasse Regen-Viechtach war die Wiederherstellung bzw. Schaffung effizienter Prozesse. Dabei wurden als Basis für die Überprüfung der Prozesse im Passiv- und Dienstleistungsbereich die Empfehlungen aus Modell P sowie dem Arbeitskreis „Musterprozesse Wertpapiergeschäft“ (Wertpapierabwicklung und Wertpapierdienste) und den ZV-Prozessen (IZV/AZV sowie DTA) herangezogen und an die Bedürfnisse der Sparkasse Regen-Viechtach angepasst.

In den Workshops der Projektgruppe wurde das Augenmerk darauf gelegt, Prozessschleifen abzubauen und die Kontrollen in der Marktfolge risikoorientiert unter Implementierung des Kontrollradars zu reduzieren. Die fallabschließende Bearbeitung am Markt wurde weiter optimiert, wobei die Lieferung einer guten Datenqualität aufgrund der risikoorientierten Kontrolle zunehmende Bedeutung gewinnt.
Insgesamt wurden auch eine Steigerung der Kontrollqualität, ein effizienterer Mitarbeitereinsatz in der Marktfolge sowie eine Verkürzung der Durchlaufzeiten in der Kontrolle möglich.
Die Einführung der Prozessanpassungen erfolgte schrittweise. Die betroffenen Mitarbeiter hatten damit Zeit, sich mit den jeweiligen Änderungen auseinanderzusetzen. Begonnen wurde mit Prozessänderungen, die einfach umzusetzen waren und schnell wirksam wurden. Der Erfolg in Form schlankerer Arbeitsabläufe war so für die Mitarbeiter rasch sicht- bzw. erlebbar.