Anfang 2010 wurde bei der Sparkasse Mainfranken Würzburg der Startschuss für die elektronische Kreditakte gegeben. Die positiven Rückmeldungen der Kreditsachbearbeiter schon zu Beginn der Archivierung bestätigen die Vorgehensweise und den wegweisenden Schritt.

Das Thema „elektronische Kreditakte“ hatte die Sparkasse bereits seit mehreren Jahren beschäftigt. Mit der Migration auf OSPlus und der Nutzung des OSPlus-Archivs ZDA (Zentrales Dokumenten-Archiv) waren nun die technischen Voraussetzungen geschaffen.

Ausgangslage und Zielsetzung des Projekts

Bei der Sparkasse Mainfranken Würzburg wurden alle im Rahmen der Kreditbearbeitung anfallenden Dokumente wie Kreditbeschlüsse, Kredit-, Sicherheitenverträge und Kundenunterlagen in Papierform in Kreditakten verwahrt. Die Verwahrung der Akten erfolgte in zwei zentralen Archiven (Kreditservice Privat/Kreditservice Firmen). Die hiermit verbunden Prozessabläufe wie Ablage, Recherche, Bearbeitung erloschener Darlehen, Wechsel in der Sachbearbeitung etc. sind zeit- und kostenintensiv. Darüber hinaus waren durch das Kreditarchiv diverse bankaufsichtsrechtliche Vorgaben des KWG, der MaRisk sowie die Ausführungen des HGB zu beachten, was wiederum Kosten (z. B. für den Brandschutz) band.
Die snc Bayern wurde daher beauftragt, die Einführung des elektronischen Kreditarchivs zu begleiten. Auf Basis eines erprobten Vorgehensmodells (Abb.1) sollten nachfolgende Ziele erreicht werden:

• Darstellung der Kosten und des erwarteten Nutzen der Einführung eines elektronischen Kreditarchivs im Rahmen der Vorstudie
• Erarbeitung eines individuellen Einführungs- und Umsetzungskonzepts
• Optimale Integration der elektronischen Archivierung in die Neugeschäfts- und Bestandskreditprozesse (im Sinne einer papierlosen Bearbeitung)
• Identifizierung und Hebung von Freiräumen im Markt- und Marktfolgebereich durch die Einführung der elektronischen Kreditarchivierung
• Anpassung der Kreditprozesse an die Erfordernisse von OSPlus Kredit unter Berücksichtigung von Modell K
• Schaffung effizienter und profitabler Prozesse

Auf Basis der bei der Analyse des Kreditarchivs gewonnenen Erkenntnisse wurde der Dienstleiter für die Bestandarchivierung ausgewählt und eine detaillierte Kosten-/Nutzenbetrachtung erstellt. Insgesamt befinden sich im Kreditarchiv der Sparkasse Mainfranken über 12 Mio. Dokumente mit einem jährlichen Zuwachs von ca. 300 Tsd. Dokumenten. Da die qualitative Analyse eine sehr unterschiedliche Aktenstruktur mit vielen Zusatzdokumenten ergeben hatte, wurde zusammen mit der Finanz Informatik ein Dokumentenworkshop durchgeführt. In diesem Workshop wurden auf Basis der Musterstruktur des DSGV die einzelnen Dokumententypen, die Aufbewahrungsfristen, der Beginn der Aufbewahrungsfrist und der Umgang mit geösten Dokumenten bzw. Sonderdokumenten festgelegt. Nachdem die Kosten-/Nutzenanalyse eine für die Sparkasse akzeptable Amortisationszeit aufgezeigt hatte, wurde die Erarbeitung der Details im Rahmen der Hauptstudie angegangen.

Umsetzung und Start der Bestandsarchivierung

In der Phase Konzeptionierung (Hauptstudie) wurden neben den technischen Rahmenbedingungen (Beschaffung zusätzlicher Monitore für Kreditsachbearbeiter, Aufbau der Clearingstelle, Erstellung Überleitungsdatenbanken etc.) auch die organisatorischen Rahmenbedingungen (Mitarbeiter Logistik, Festlegung Archivar und Prozessverantwortung) erarbeitet. Einen weiteren Schwerpunkt bildete die Anpassung der Neugeschäfts- und Bestandskreditprozesse an die elektronische Archivierung und eine entsprechende Schulung der Kreditsachbearbeiter.

Darüber hinaus wurde vor dem Start der elektronischen Kreditakte der Umgang mit der sogenannten Restkreditakte (im Original aufzubewahrende Unterlagen) geklärt. Hier hat sich die Sparkasse für eine „chaotische Ablage“ in Tagesboxen entschieden.

Nach ersten Gesprächen mit möglichen Dienstleistern wurde deutlich, dass die Bestandsarchivierung mindestens zwei Jahre in Anspruch nehmen wird. Das hätte einen längeren Parallelbetrieb von unterschiedlichen Prozessen in der Kreditsachbearbeitung und ein verzögertes Nutzeninkasso bedeutet. Die Sparkasse Mainfranken hat sich daher für eine Aufteilung der Bestandsarchivierung auf die beiden Dienstleister transactio gmbh und die Firma Tropper Dataservice AG entschieden. So wird sich die Laufzeit für die Bestandsarchivierung auf rund ein Jahr verkürzen.

Die Vorbereitung und Durchführung der Pilotphasen für die Bestandsarchivierung und der stufenweise Start der elektronischen Archivierung waren sehr aufwändig, da in dieser Zeit die eingescannten Kreditakten teilweise zu 100 % qualitätsgesichert wurden. Dies war u.a. ein Ergebnis aus der eigens durchgeführten Bewertung nach OpRisk: Hier wurden sowohl die Dienstleister als auch die Einführung der elektronischen Kreditakte an sich beurteilt. Die Themen Datenschutz, IT-Sicherheit und insbesondere die Qualität der Archivierung stehen bei der Sparkasse im Vordergrund.
Für die Archivierung des laufenden Kreditgeschäfts hat sich die Sparkasse Mainfranken für ein sogenanntes „late scanning“ entschieden; d. h., erst nach vollständigem Abschluss des Geschäftsvorfalls wird archiviert. Die Indizierung erfolgt im Gegensatz zur Bestandsarchivierung allerdings nicht beim Dienstleister, sondern in der Kreditsachbearbeitung. Die elektronische Archivierung des laufenden Geschäfts begann zeitgleich mit dem Start der Bestandsarchivierung. Sobald also eine Kreditakte eingescannt wird, werden eingehender Schriftwechsel, neue Beschlüsse und Verträge ebenfalls elektronisch archiviert.

Die Sparkasse Mainfranken Würzburg hat Ende des dritten Quartals 2010 mit dem Echtbetrieb im Privatkundengeschäft begonnen. Die elektronische Archivierung der Kreditakten des Firmenkundenbereichs startet Anfang 2011.