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Viele unserer Mandanten setzen schon seit mehreren Jahren auf die elektronische Archivierung der Dokumente im Passiv-/Dienstleistungsbereich. Dennoch sind die Prozesse im Marktfolgebereich noch nicht oder nur teilweise auf das elektronische Archiv angepasst. Insbesondere im Kontrollbereich wird noch häufig auf Basis der körperlichen Belege (Kontoeröffnung, Legitimationspapiere etc.) kontrolliert. Damit kann das aus Modell P abgeleitete Kontrollradar nur rudimentär eingesetzt werden – die erhofften Synergie-Potenziale können allerdings nicht gehoben werden. |
Sparkassen, die kein elektronisches Archiv einsetzen, führen als Grund sehr häufig die hohen Kosten an. Stellt man diesen Kosten aber den Nutzen gegenüber, der durch ein effizientes Dokumentenmanagement und die Optimierung der Betriebsabläufe erreichbar ist, wird klar, dass sich die Kosten bereits kurzfristig amortisieren lassen.
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Für eine sparkassenindividuelle Ermittlung der Amortisationszeit greifen wir auf unser vielfach erprobtes Vorgehensmodell zurück:
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In einer kompakten Ist-Analyse wird die individuelle Ausgangssituation der Sparkasse eruiert. Neben der Ermittlung der Mengengerüste, der Analyse der Archive (zentrales Archiv, Geschäftsstellenarchiv) werden auch die unterschiedlichen Aufbewahrungsarten und Ablagestrukturen (kontobezogene Ablage, Tagesboxen etc.) untersucht und die in der Archivierung gebundenen Mitarbeiterkapazitäten ermittelt.
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Auf Basis der Ist-Analyse werden in einem Dokumenten-Workshop die zukünftige Ablagestruktur und die damit verbundenen Aufbewahrungsfristen festgelegt. Der Umgang mit dem bisherigen „körperlichen“ Archiv wird definiert.
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Darüber hinaus ist zu klären, wer zukünftig die Scan-Dienstleistung (für die Bestandsarchivierung und die laufende Archivierung) durchführt. Wird eigenes Personal eingesetzt, muss dieses geschult und die entsprechende Hard- und Software angeschafft werden. Werden Dienstleister eingebunden, sind sowohl ein Spitzenausgleich zu Ultimo-Tagen als auch die gesamte Bestandsarchivierung kein Thema mehr. Das frei werdende Personal muss hingegen anderweitig eingesetzt werden können.
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Die Ergebnisse der make-or-buy-Entscheidung fließen u.a. mit den zu erwartenden Kosten für das ZDA der FI in die Kostenberechnung mit ein. Für den Nutzen werden die freiwerdenden Kapazitäten im Markt- und Marktfolgebereich ermittelt und den Kosten gegenübergestellt.
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Nach Abnahme dieser Ergebnisse folgen in der Phase Konzeptionierung (Hauptstudie) die Anpassung der Prozesse, die Auswahl bzw. Einbindung des Scan-Dienstleisters (sofern geplant) und die Erstellung eines konkreten Umsetzungsplans. Den Schwerpunkt bildet aber die Anpassung der Prozesse insbesondere für die Bearbeitung der Kontrollen und der sonstigen Servicetätigkeiten im Passiv-/Dienstleitungsbereich.
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Die snc Bayern bietet Ihnen damit:
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ein standardisiertes Vorgehensmodell zur Einführung des elektronischen Archivs unter Einbindung der Kooperationspartner Finanz Informatik/Dienstleister
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eine individuelle Darstellung der Kosten und des erwarteten Nutzens für Neugeschäftsvorfälle und Bestandsarchivierung
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eine Anpassung und optimale Integration in die Passiv-/Dienstleistungsprozesse unter Berücksichtigung von OSPlus
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die Identifizierung und das Heben von Freiräumen im Markt- und Marktfolgebereich
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Bernd Pfreundschuh
Karolinenplatz 5
80333 München
+49 89 2173 1452
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