Die technische Lösung für diese Problematik ist schnell umrissen. Die Sparkassen brauchen ein übersichtliches, für Nutzer und Informierende einfach zu bedienendes und zentrales Medium. Dieses muss mit einem einheitlichen Veröffentlichungsprozess kombiniert werden, in dezentraler Verantwortung, ohne dabei die Revisionssicherheit außer Acht zu lassen, und am besten inklusive Web 2.0 Funktionen, um auch in der internen Kommunikation am Puls der Zeit zu sein.

Das S-InfoNet als sparkassenerprobtes System wird allen diesen Anforderungen gerecht, folgt einem standardisierten und effizienten Einführungskonzept und bleibt dabei auch noch bezahlbar. Um eine reibungslose Einführung sowie einen tatsächlichen Mehrwert sicherzustellen, haben wir dieses System zusammen mit dem Informatikzentrum der Sparkassenorganisation (siz) in einer Sparkasse pilotiert und folgendes Vorgehen entwickelt.

Aufbau:
Im Rahmen eines Überleitungskonzeptes ist festzulegen, welche Informationen dem Haus zukünftig durch welchen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden. Auf dieser Basis wird das neue Informationskonzept aufgesetzt und in verschiedene Abteilungshomepages überführt. Es ist zielführend, für die internen Bereiche (Informanten) jeweils eine eigene Homepage zu installieren. Unabhängig von der Anzahl der Abteilungshomepages wird durch die technischen Rahmenbedingungen sichergestellt, dass alle Homepages und sämtliche Informationsquellen innerhalb des Mediums im Layout identisch aufgebaut sind (vgl. Veröffentlichung).

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die Informationsquellen zu beobachten: Im Fall der Modifikation einer Information werden alle „Beobachter “ (im Bedarfsfall)  per E-Mail mit entsprechendem Link über die Veränderung informiert.

Veröffentlichung:
Das neue Medium sollte keine „Weiterleitungsoberfläche“ auf die bereits bestehenden Datenbanken oder andere Informationsquellen sein. Das S-InfoNet bietet die Möglichkeit, Informationen einfach und zielführend innerhalb des Systems zu erstellen. Die „Layout–Gestaltung“ wird ausschließlich und automatisch vom System übernommen.

Verantwortung:
Die Verantwortung für Inhalt und Veröffentlichung der Information liegt dezentral bei den jeweiligen Prozessverantwortlichen. Der identische Aufbau der Informationsquellen (Homepages, aktuelle Meldungen etc.) sorgt für einen hohen Wiedererkennungswert bei den internen Kunden.

Inkraftsetzung:
Um trotz der dezentralen Verantwortung und der Erstellung von Informationen direkt im System dem aufsichtsrechtlich notwendigen „Inkraftsetzungsprozess“ Rechnung zu tragen, wird im Rahmen des Überleitungskonzeptes die Klassifikation von Informationen festgelegt. Das bedeutet: „Wer muss, orientiert an der Klassifikation der Information, in die Veröffentlichung der Information eingebunden sein?“ Dieser Prozess läuft workflowgestützt im System ab.

Web 2.0 Komponenten:
Das S-InfoNet dient nicht nur der Informationsbereitstellung, sondern macht auch den aktiven Austausch zwischen internen Kunden und internen Dienstleistern möglich:

•  Bewertung von Informationen: Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, die zur Verfügung gestellten Informationen zu bewerten (standardisiert und innerhalb eines vorgegebenen Rahmens). Die informierende Stelle erhält somit zeitnah Feedback zur „Praxistauglichkeit“ der jeweiligen Information und die Möglichkeit zur Modifikation.

• Häufig gestellte Fragen/Forumsbeiträge: Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Fragen auf den entsprechenden Abteilungshomepages zu stellen. Dabei muss sich der MA keine Gedanken machen, wer sein Ansprechpartner sein könnte, da die Fragen auf der Basis einer (noch festzulegenden) Verschlagwortung immer den „richtigen“ Adressaten erreichen. Die Antwort auf die Fragen wird ebenfalls auf der Homepage der entsprechenden Abteilung zur Verfügung gestellt und automatisch in die Volltextsuche übernommen.

Volltextsuche:
Sämtliche Informationsquellen im neuen Medium werden in eine Volltextsuche verlinkt. Vergleichbar mit „Google“ erhält der Mitarbeiter bei der Eingabe eines Begriffes alle Informationen angezeigt, die mit diesem Begriff in Verbindung stehen:

• Aktuelle Meldungen/Rundschreiben
• Informationen interner und externer Quellen (z.B. FI-Kundenportal)
• Arbeitsanweisungen
• Forumsbeiträge
• Ansprechpartner
• Links zu externen Ansprechpartnern
• Dateien im Ablagesystem der Sparkasse

Selbstverständlich ist die technische Komponente zwar eine hervorragende Basis, aber nicht die Lösung der Probleme. Die Einführung eines neuen Informationssystems macht nicht nur ein durchdachtes und solides Einführungskonzept, sondern auch die Einbindung aller Mitarbeiter von Anfang an nötig. Denn vor allem die neue „Informationspolitik“, der verantwortungsvolle Umgang mit Feedback setzt eine breite Akzeptanz und aktive Nutzungsbereitschaft voraus. Nicht selten steht eine Sparkasse an dieser Stelle vor einem Kulturwechsel, bei dem es darum geht, eine aktive Nutzung des neuen Systems zu fördern und zu fordern. 

Michael Kratz Karolinenplatz 5 80333 München +49 89 2173 1452 This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.